POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
De acuerdo con lo establecido en la Ley Estatuaria 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, informamos a nuestros clientes, proveedores, empleados y público en general, la política de tratamiento de datos personales de CONSTRUCTORA ALHAMBRA S.A.S. con NIT. 900.630.475-2, y/o FORJAR INVERSIONES S.A.S. con NIT. NIT.860.353.151-9, en adelante las “Compañías”.
1.1. OBJETO DE LA POLÍTICA
El objeto del presente documento es el desarrollo de políticas y procedimientos que aborden de manera suficiente el derecho constitucional al hábeas data de todos los titulares de los datos personales que sean recolectados, administrados, o conservados por las Compañías.
1.2 ALCANCE Y AMBITO DE APLICACIÓN DE LA POLÍTICA
La Política será aplicable a las bases de datos que se encuentren bajo la administración de las Compañías, y cuando recolecten directamente la información actuarán como responsable de los datos personales, y en el caso que dichas bases de datos le sean suministradas por terceros, actuará como encargado de los datos. Todos los funcionarios y colaboradores de las Compañías quedan obligados a cumplir con la política aquí implementada, y las Compañías adelantarán las labores de difusión necesarias para que las áreas que tienen un mayor nivel de interacción con la administración de las bases de datos personales, conozcan la regulación sobre estos aspectos, así como la presente política.
1.3. PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL
A) El tratamiento de los datos personales contenidos en las bases de datos administradas por las Compañías, se hará siempre dando aplicación a los principios rectores definidos en el Artículo 4° de la Ley 1581 de 2012, los cuales se enuncian a continuación: Principio de legalidad: El tratamiento de los datos personales, es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen;
B) Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular de los datos personales
C) Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular de los datos personales. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
D) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
E) Principio de transparencia: En el tratamiento de los datos personales se deberá garantizar el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del
tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
F) Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de los datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular de los datos personales y/o por las personas previstas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes;
G) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
H) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información.
1.4. DEBERES DE LAS COMPAÑÍAS COMO RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES:
Conforme al Artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, las Compañías en el evento de actuar como Responsables del Tratamiento, deberán cumplir especialmente con los siguientes deberes:
a) Garantizar al titular de los datos personales, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular, para el tratamiento de sus datos;
c) Informar debidamente al titular de los datos personales, sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento (en caso de ser procedente) sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento (en caso de ser procedente), todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
g) Cuando sea procedente, rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento;
h) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012;
i) Exigir al encargado del tratamiento, en caso de ser procedente, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular de la información personal;
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012;
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
l) Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
m) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos;
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares de la información .
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
1.5. DEBERES DE LAS COMPAÑÍAS COMO ENCARGADAS DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.
onforme al Artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, las Compañías en el evento de actuar como Encargadas del Tratamiento, deberán cumplir especialmente con los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley 1581 de 2012;
d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012;
f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
g) Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la Ley 1581 de 2012;
h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares;
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
1.6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES:
Los titulares podrán ejercer los siguientes derechos, frente a las Compañías:
A) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, y que hagan parte de las bases de datos de CONSTRUCTORA ALHAMBRA S.A.S y/o FORJAR INVERSIONES SAS. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
B) Solicitar prueba de la autorización otorgada a CONSTRUCTORA ALHAMBRA S.A.S y/o FORJAR INVERSIONES SAS, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes.
C) Ser informado por CONSTRUCTORA ALHAMBRA S.A.S y/o FORJAR INVERSIONES SAS, previa solicitud, respecto del uso que les han dado a sus datos personales;
D) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley.
E) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales, siempre que sea legalmente procedente.
F) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. Parágrafo 1°: CONSTRUCTORA ALHAMBRA S.A.S y/o FORJAR INVERSIONES SAS podrán realizar el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando, estén previamente autorizados por sus representantes legales. En todo caso, en el tratamiento de los datos personales realizado por CONSTRUCTORA ALHAMBRA S.A.S y/o FORJAR INVERSIONES SAS siempre prevalecerá el interés superior de los niños, niñas y adolescentes, y las Compañías se asegurarán del respeto de sus derechos fundamentales. Parágrafo 2°: En las solicitudes que sean elevadas a las Compañías, es necesario que el titular de los datos personales se identifique plenamente, indicando, nombre completo, número de cédula, y datos de contacto para ponernos en comunicación con este. En caso de que la solicitud no sea completa será contactado el titular o quien este requiriendo la solicitud para así continuar con el proceso en el momento en el que se presente la solicitud completa o para informarle que el requerimiento no tuvo un proceso exitoso. Adicionalmente, y en desarrollo del Artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información que de estos reposen en las bases de datos administradas por las Compañías, y estos deberán acreditar su identidad de la siguiente manera, exhibiendo o anexando una copia de su documento de identidad valido. Los sucesores y/o causahabientes deberán acreditar el parentesco adjuntando copia de los respectivos registros civiles de defunción y nacimientos, y copia de los respectivos documentos de identidad válidos.
1.7. CANALES DE ATENCIÓN A LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES.
Las Compañías, han establecido los siguientes canales de atención, para cualquier solicitud de los titulares de datos personales, bien sean consultas, quejas, reclamos, etc., los cuales serán atendidos en los términos de ley, y por el área encargada al interior de las Compañías:
A) Teléfono: (+57)(601)7457810, en la Ciudad de Bogotá.
B) Celular: 3112628005
C) Dirección Física: Calle 98 No. 10-32
D) E-mails: [email protected] y/o [email protected]
1.8. BASES DE DATOS Y FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS
PERSONALES. Las Compañías darán tratamiento a los datos personales de los titulares de la información, para el correcto desarrollo de su objeto social y la debida prestación de los servicios que presta en el
mercado.
LA COMPAÑÍA ha organizado las bases de datos de acuerdo con el grupo de interés al que pertenecen los titulares de los datos recolectados, así: -Clientes: El tratamiento de los datos se realizará por parte de las Compañías, con la finalidad de prestar los servicios que comercializan en el mercado, así mismo serán usados para fines administrativos y comerciales con el fin de mantener informados y actualizados a los clientes en asuntos de interés. De igual manera, para desarrollar las actividades propias de la relación comercial, precontractual o contractual, entre ellas, la recolección y el envío de información relevante en cada etapa. -Proveedores, contratistas y asesores: Se realizará con el fin de contactar con los proveedores para poder realizar trámites de los productos y servicios con el que se tiene relación para así poder continuar con el funcionamiento natural la operación. -Empleados: Se realizará para fines relacionados con el empleo, como contratación, y ejecución durante el tiempo en que los terceros estén empleados con las Compañías. PARAGRAFO 1°: Con base en las autorizaciones individuales que para cada caso se recolecten por parte de los titulares de los datos personales y sin perjuicio de las demás finalidades que se consignen en dichos documentos, las Compañías podrán:
A. Consultar y acceder a la información almacenada sobre los titulares, para suministrarla a una entidad que lo requiera, entidades como central de riesgos, central financiera o entidades judiciales o administrativas y demás entes del Estado que, en ejercicio de sus funciones, soliciten dicha información
B. Evaluar la información suministrada por titulares
C. Almacenar, conocer y procesar la información suministrada por cada titular, en la base de datos
D. Analizar y utilizar la información suministrada por los titulares para el mejoramiento de las condiciones mercantiles que CONSTRUCTORA ALHAMBRA S.A.S y/o FORJAR INVERSIONES SAS requieren.
E. Clasificar y organizar la información de la manera más correcta según lo dispongan CONSTRUCTORA ALHAMBRA S.A.S y/o FORJAR INVERSIONES SAS
F. Datos Sensibles: El titular tiene derecho a optar por no responder cualquier información sensible solicitada por CONSTRUCTORA ALHAMBRA S.A.S y/o FORJAR INVERSIONES SAS, estos datos se encuentran en el Artículo 5 de la Ley estatutaria 1581 de 2012.
1.9. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES Y DE LA INFORMACIÓN
Las Compañías manejan medidas de seguridad para que los datos de los titulares no sean copiados, divulgados o que tengan modificaciones sin autorización. El acceso a los datos personales se restringe a personal y representantes de las Compañías, en la medida que deban llevar a cabo sus actividades ordinarias en razón
de su vínculo con las Compañías, y por ende necesiten conocer los datos brindados por el titular de la información.
1.10. LEGISLACIÓN APLICABLE
Esta política se encuentra subordinada a las regulaciones de habeas data establecidas en la Ley 1581 de 2012, y demás normas vigentes que la complementen, modifiquen o adicionen. Vigencia: Esta Política entró a regir a partir del día 2 de diciembre 2012, y su última actualización fue el día 9 de enero 2024. El tiempo en el que permanecerán los datos personales de los titulares será el que sea necesario para cumplir con las finalidades antes mencionadas. FELIPE ROCHA SILVA Representante Legal